お役立ち情報

業務引き継ぎの負担ゼロに。効果的な動画マニュアルの作成手順。

2025.3.27 Thu

「重要な業務を担当していた社員が突然退職してしまった…」「引き継ぎ期間が短く、ノウハウが継承できない…」こんな悩みを抱えたことはありませんか？

特に中小企業では、一人が複数の業務を担っているケースが多く、特定の社員の退職が業務全体に大きな影響を及ぼすことも少なくありません。

業務のブラックボックス化を防ぎ、円滑な引き継ぎを実現するために有効なのが、動画マニュアルの活用です。
本記事では、動画マニュアルを活用した業務引き継ぎのメリットや具体的な作成・活用方法を解説します。

▼人材育成を加速する動画マニュアルDXソリューション「RapidHRD」

ラピッドHRD | 人材育成は動画マニュアルDXで早期戦力化！

理想的な業務引き継ぎには数週間～数ヶ月の準備期間が必要ですが、現実には「1週間後には退職」「今日突然来なくなった」といったケースも少なくありません。

十分な引き継ぎが行われず、後任が手探りで業務を覚えなければならないという状況が発生しやすくなります。

引き継ぎの多くは、口頭での説明やメモの共有で済まされがちです。しかし、これは重要な情報が抜け落ちるリスクが高い方法です。

また、「言われたことをすべて覚えておく」ことは難しく、引き継ぎ後のミスや混乱の原因になります。

「この業務はAさんしかできない」という状態は、企業にとって大きなリスクです。

業務が特定の社員に依存していると、その人が辞めた瞬間に仕事が滞る可能性が高まります。

動画マニュアルを導入すれば、後任者は好きなタイミングで業務内容を学ぶことが可能です。
何度でも視聴できるため、一度では覚えきれない内容でも安心して復習できます。

動画なら話し方や実際の手順、コツなどをそのまま残すことができるため、
単なるテキストマニュアルよりも圧倒的にわかりやすく、再現性の高い引き継ぎが可能になります。

動画マニュアルを作ることで、業務手順の標準化が進みます。
「個人のやり方」に依存せず、誰が担当しても同じクオリティで業務を遂行できるようになります。

「動画マニュアルを見れば業務ができる」環境を作ることで、退職者が出ても業務が滞るリスクを最小限に抑えられます。
これにより、突発的な退職にも柔軟に対応できる企業体制を構築できます。

すべての業務を動画化するのは現実的ではありません。
まずは、退職時に業務継承が困難な業務や、新人が頻繁にミスをする業務を優先して動画マニュアルを作成しましょう。

動画マニュアルは、1本あたり5～10分程度にまとめるのが理想です。
以下のような流れで構成すると、わかりやすい動画になります。

【動画マニュアルの構成例】

「ただ業務を撮影するだけ」では伝わりにくいため、動画のシナリオ（構成）を作成してから撮影することが重要です。
例えば、以下のようにシナリオを作っておくと、撮影がスムーズに進みます。